8 Vorteile von Chatbots in der Beschaffung 

In den letzten Jahren sind Chatbots in verschiedenen Branchen immer beliebter geworden, unter anderem im Kundenservice, im Marketing und im Vertrieb. Ihr Potenzial für Beschaffungs- und Einkaufsprozesse ist jedoch vielen Menschen noch nicht bekannt. Chatbots können Beschaffungsexperten bei verschiedenen Aufgaben unterstützen, von der Lieferantenauswahl und dem Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungsbearbeitung und Vertragsverhandlung. In diesem Blogartikel werden wir die Anwendungsfälle und Vorteile von Chatbots in der Beschaffung untersuchen. Chatbots sind darauf ausgelegt, Anfragen zu erfüllen, Fragen zu beantworten und Informationen sofort bereitzustellen. Daher sind die Möglichkeiten für ihren Einsatz im Beschaffungswesen enorm.

1. Lieferanten, Produkte und Preise finden:

Durch die Automatisierung von Anfragen an Lieferanten können Chatbots mithilfe von Marktforschung nach geeigneten Lieferanten, Produkten und Preisen suchen. Sie können die Informationen des Lieferanten sofort in das E-Procurement-System einspeisen, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Chatbots können Unternehmen auch über Änderungen im Produktportfolio ihrer Lieferanten auf dem Laufenden halten und ihnen helfen, sich schnell an diese Änderungen anzupassen.

2. Guided Buying:

Chatbots können Benutzer durch ganze Prozesse führen und den Mitarbeitern helfen, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Der Chatbot gibt Anweisungen für den Einkauf und liefert Informationen über die bevorzugten Lieferanten. Der Chatbot kann auch Einkäufe genehmigen und Entscheidungsträger in den Chat einbeziehen. Durch die Nutzung der Richtlinien und Informationen, die ein Chatbot bereitstellt, sind auch unerfahrene Mitarbeiter im Einkauf weniger anfällig für Fehlentscheidungen bei der Auswahl eines Lieferanten.

3. Strukturierte Daten:

Mit Hilfe von KI können Chatbots unstrukturierte Dokumente wie Rechnungen und Belege in strukturierte Daten umwandeln. Das erleichtert die Verarbeitung von Beschaffungsdaten in großem Umfang und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage dieser Daten. Darüber hinaus können Chatbots Lieferantenanfragen standardisieren und automatisieren und dabei helfen, Geschäfte schnell und effizient zu verhandeln.

4. Kommunikation über verschiedene Zeitzonen:

Auch die asynchrone Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Lieferanten in unterschiedlichen Zeitzonen kann durch den Einsatz von Chatbots verbessert werden, die jederzeit erreichbar sind und in Echtzeit reagieren. Dies macht die Kommunikation in Unternehmen mit Mitarbeitern und Partnern in aller Welt schneller und zuverlässiger.

5. Onboarding:

Chatbots können bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen und sie Schritt für Schritt durch die Arbeitsprozesse führen, so dass sich die anderen Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

6. Erledigung von Papierkram:

Chatbots können den klassischen Papierkram wie das Versenden von Bestellungen oder die Bearbeitung von Rechnungen problemlos erledigen.

7. Kaltakquise erledigen:

Lieferanten können problemlos mit einem Chatbot sprechen, da dieser auf einfache Anfragen reagieren kann. Das Vertriebsteam kann sich auf komplexere Kundenanfragen konzentrieren.

8. Abwicklung von Transaktionen mit geringem Wert:

Die Nutzer müssen nur einen Kaufwunsch äußern, und der Chatbot ist in der Lage, Bestellungen aufzugeben.

Chatbots für mehr Effizienz in der Beschaffung

Es liegt auf der Hand, dass der Einsatz von Sprach- und Chatbots in Beschaffung und Einkauf die betriebliche Effizienz erheblich steigern, Zeit sparen und den Mitarbeitern wertvolle Unterstützung bieten kann. Da der Chatbot einfache, sich wiederholende Aufgaben übernimmt, können sich die Mitarbeiter im Beschaffungswesen mit strukturierteren, komplexeren, kreativeren und insgesamt erfüllenderen Aufgaben befassen. Die Beschaffungssoftware entwickelt sich ständig weiter, und SapienceS2P befindet sich mitten in den neuen Entwicklungen. Um das volle Potenzial von Chatbots in der Beschaffung zu nutzen, ist eine Integration in die Front-End-Benutzeroberfläche ebenso wichtig wie die Entwicklung intelligenter Back-End-Systeme. Machen Sie sich bereit, innovative Chatbots-Lösungen von SapienceS2P zu entdecken, die die Beschaffung besser machen als je zuvor.